本標準按照GB/T1.1-2009給出的規則起草。

本標準由國家密碼管理局提出并歸口。

本標準起草單位:國家電子文件管理部際聯席會議辦公室、中國人民大學信息資源管理學院。

本標準主要起草人:劉越男、錢毅、姚思遠、馬林青、譚嘯宇、張靜、程主、劉芳、張喜波。

電子文件(ElectronicRecords)是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中,通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件的管理,最終將依靠以計算機系統為中心的綜合方法體系。在電子文件生命周期中,電子文件管理系統(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS)具有重要的作用,它負責從產生電子文件的業務系統中捕獲電子文件,實施維護、利用、處置,并將具有長期保存價值的電子文件移交給電子文件長期保存系統。

電子文件管理系統的成效主要取決于應用軟件的質量和用戶單位系統建設的水平。為提升商業現貨產品(COTS)的質量,引導應用軟件的研發,2012年底,國家標準化管理委員會發布了GB/T29194-2012《電子文件管理系統通用功能要求》。為指導電子文件管理系統在用戶單位的實施,維護電子化的業務憑證,強化其對業務活動的信息支撐,全面保護機構的信息資產,特制定本標準。

本標準規定了電子文件管理系統(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS)建設的過程、方法和要求。

本標準主要適用于實施ERMS的機關、團體、企事業單位和其他社會組織(以下稱機構),以及為機構提供ERMS服務的咨詢、研發和實施單位,為其設計、實施、使用和評估ERMS提供方法和具體指導,也可供相關主管部門、科研教學機構參考。